4 Prinsip Membangun Sistem(Ubaidilah, AN)
Definisi & Fungsi
Soal membangun sistem ini kerapkali menjadi topik utama
dalam
pembicaraan tentang organisasi.
Orang sering membicarakannya tak hanya
di forum resmi, seperti seminar,
internal meeting, training, workshop,
dan seterusnya. Tetapi juga di
tempat-tempat di mana ada pertemuan atau
perjumpaan bisa dilakukan. Mungkin
seperti di pinggir jalan, di tempat
makan, atau di kawasan toilet.
Dimanapun dibahas, intinya sama:
membangun sistem ini merupakan
persoalan vital dalam organisasi.
Kalau merujuk pada pengertian dasarnya, membangun sistem
berarti
membentuk interaksi secara reguler
atau mengusahakan
kesaling-bergantungan antargroup
atau item supaya menjadi kesatuan yang
menyeluruh untuk bekerja mewujudkan
tujuan yang diinginkan. Sistem kerja
di organisasi itu sama seperti
sistem yang bekerja pada mesin kendaraan.
Agar kendaraan bisa bekerja sesuai dengan yang kita inginkan,
sistem
harus aktif. Jika ada salah satu
item atau elemen yang tidak
bekerja-menyatu pada sistem, pasti
kendaraan itu jalannya tidak seperti
yang kita inginkan. Pasti akan terasa "there is something less or
wrong".
Ketika konteksnya adalah organisasi manusia, maka sistem di
sini punya
fungsi antara lain:
1. Membentuk perilaku individu dalam organisasi
Perilaku individu tak cukup dibentuk dengan
pengetahuan. Seandainya itu
cukup, pasti semua individu dalam
perusahaan akan berperilaku sama.
Mengapa? Karena semua orang (kecuali
sebagian kecil) sudah tahu apa yang
baik, apa yang benar dan apa yang
bermanfaat untuk dilakukan. Tetapi
prakteknya tidak begitu. Artinya,
diperlukan sistem yang bekerja untuk
membantu individu menjalankan apa
yang sudah diketahuinya supaya sejalan
dengan visi-misi organisasi.
2. Membentuk standar kualitas operasi organisasi
Kita pasti sepakat bahwa pelaku usaha di dunia ini sudah tahu
kalau
keuntungan / profit itu dihasilkan
dari benefit yang diberikan kepada
pelanggan atau pembeli. Agar benefit
yang diberikan itu berkualitas,
tidak asal-asalan apalagi merugikan,
dibutuhkan sistem kerja yang sudah
terstandar. Lemahnya sistem kerap
membuat suatu usaha itu tidak sanggup
memberikan benefit kepada pelanggan,
meski semua orang di situ sudah
tahu kalau profit itu didatangkan
dari benefit. Sistem di sini berfungsi
untuk men-stadar-kan benefit yang
harus diberikan kepada pelanggan atau
pembeli berdasarkan kualifikasinya
masing-masing.
3. Menentukan standar kualitas orang.
Ketika saya masih bekerja di perusahaan pariwisata dulu,
kerap saya
mendengar penilaian umum yang
diberikan kepada orang-orang tertentu yang
keluar dari perusahaan tertentu.
Mereka menilai, orang-orang yang sudah
pernah bekerja di perusahaan A
beberapa tahun dianggap sudah menguasai
sekian keahlian. Dengan begitu,
harganya mahal kalau pengalamannya
digunakan untuk bekerja di tempat
lain. Artinya, karena perusahaan A ini
punya sistem yang sudah lebih bagus
dari yang lain, sehingga orang-orang
yang bekerja di situ tak hanya
mendapatkan imbalan uang semata, tetapi
juga mendapatkan standar kualitas
tertentu yang berharga. Di sini,
organisasi memainkan sedikitnya dua
hal: a) menjadi lahan untuk mencari
uang, dan b) menjadi lahan
pendidikan (self-education). Fakta ini juga
dapat kita jumpai pada sekolah atau
lembaga tertentu. Yang membuat
sekolah itu beda dalam penilaian
orang lain terkadang bukan materi
pelajarannya tetapi sistem yang
diterapkan di sekolah itu.
Ketiga hal di atas barulah sebatas sebagian dari sekian
fungsi sistem
dalam organisasi. Intinya, memiliki
sistem kerja yang bekerja (the
system that works) adalah dambaan
bagi semua pemimpin organisasi.
Empat Prinsip
Ketika saya katakan prinsip berarti ini bukan strategi yang
bisa
dipilih antara: dijalankan atau
diabaikan. Prinsip hanya menyediakan
satu pilihan yang terangkum dalam
Hukum Sebab-Akibat. Kalau kita memilih
menjalankan, akibatnya adalah
mendapatkan (hasil, pahala, dst). Kalau
kita memilih mengabaikan, akibatnya
adalah tidak mendapatkan. Cuma itu
pilihannya. Tak
ada tawar menawar atau pilihan. Prinsip adalah
terjemahan dari hukum-hukum Tuhan
yang sudah baku
di dunia ini. Bahasa
atau istilah untuk menyebutnya bisa
bermacam-macam, tetapi esensinya
tetap itu-itu juga.
Dari sekian seminar atau diskusi yang saya hadiri, entah
dengan para
pengamat, pakar SDM atau praktisi
SDM, saya ingin memilih
istilah-istilah tertentu untuk
sekedar menjelaskan hukum Tuhan di atas.
Pemilihan istilah itu saya maksudkan: a) hanya untuk sekedar
mudah
diingat saja, dan b) referensi bagi
siapapun yang berkepentingan untuk
menciptakan budaya, menciptakan
sisitem dalam sebuah organisasi apapun.
Istilah-istilah yang saya katakan prinsip itu adalah:
1. Komitmen.
Komitmen yang saya maksudkan di sini adalah bentuk nyata dari
sebuah
kesungguhan, dari mulai level
menggagas sampai level menjalankan, from
the world of word to the world of
action, dari konsep ke praktek.
Sebagus apapun desain rencana atau strategi yang kita
rumuskan untuk
membangun sistem, akan sia-sia kalau
komitmen ini hilang. Anda bisa
mengganti istilah yang saya pilih
ini menjadi apa saja, tetapi ketika
bicara membangun sistem, tak mungkin
Anda bisa menghilangkan esensi
kalimat kesungguhan di sini.
Kesungguhan yang dibuktikan oleh atasan
akan menjadi teladan bagi yang lain.
Teladan bukan salah satu cara
mendidikan orang tetapi
satu-satunya. Kesungguhan yang dilakukan oleh
bawahan akan memperkuat komitmen
atasan. Kesungguhan yang dijalankan
oleh atasan dan bawahan akan
membentuk sistem.
2. Kelayakan untuk dipercaya (credibility).
Untuk membangun sistem dibutuhkan kehadiran orang yang
kredibel menurut
sistem yang dibangunnya. Membangun
sistem kerja dibutuhkan orang yang
ahli di bidang itu. Membangun sistem
usaha dibutuhkan orang yang ahli di
bidang itu. Membangun sistem
keluarga dibutuhkan orang yang ahli atau
tahu banyak dan punya pengalaman
banyak di bidang itu. Sepertinya tidak
ada sebuah sistem yang berhasil
dibangun oleh orang yang memang kurang
kredibel.
Kredibilitas yang saya maksudkan di sini bukan saja kredibel
dalam hal
keahlian profesional saja, tetapi
juga kredibel dalam pengertian
kekuatan moral-spiritual, seperti
misalnya kejujuran, ke-amanah-an,
ketaatan, dan lain-lain. Abraham
Lincoln berkesimpulan, tak ada yang
bisa dibangun di atas pondasi
pelanggaran. Bahkan, seperti yang
dibuktikan praktek hidup, kalau pun
ada, itu sifatnya hanya sementara,
bagai busa yang cepat menghilang.
Meminjam istilah Ronggowarsito,
biarpun kelihatannya bejo (safe),
tetapi akan berakhir dengan celoko
atau molo (danger and damage).
3. Komunikasi
Membangun sistem juga membutuhkan kemampuan
berkomunikasi. Komunikasi
yang saya maksudkan di sini adalah
menyampaikan pesan kepada orang lain
(the meaning) tentang ide-ide yang
menyangkut sistem itu. Adapun
tehniknya bisa bermacem-macam,
tergantung yang kita pilih, tergantung
keadaan, atau tergantung lingkungan.
Dalam organisasi, tak mungkin ada
orang yang sanggup membangun sistem
sendirian. Dan lagi, yang namanya
sistem itu pasti menyangkut orang
lain. Hubungan kita dengan orang lain
menjadi aktif karena komunikasi,
entah dalam bentuk apapun.
4. Kecerdasan
Prinsip terakhir adalah kecerdasan.
Membangun sistem membutuhkan
kecerdasan. Meminjam pengertian yang
dimunculkan oleh Howard Gardner
dalam "Multiple Intelligence",
kecerdasan di sini berarti kemampuan
memecahkan masalah di lapangan
dengan cara-cara, tehnik-tehnik, atau
strategi-strategi yang selalu lebih
baik. Ini berarti mencakup
kreativitas, menambah pengetahuan,
menambah keahlian, kesadaran
menghilangkan kebodohan, kesadaran
mengurangi kelemahan, belajar tentang
bagaimana belajar, dan
lain-lain.
Mengapa kecerdasan juga prinsip?
Salah satau alasannya adalah, tidak ada
orang yang langsung punya komitmen
kuat, tidak ada orang yang langsung
punya kredibilitas tinggi, tidak ada
orang yang punya kemampuan
komunikasi yang canggih, dan juga,
tidak ada sistem yang langsung solid
begitu hendak dibangun. Semua itu,
menurut Hukum Tuhannya diperoleh
dengan cara mengasah kecerdasan.
Kata Ratu Elizabeth (secara simbolik):
"Butuh tetesan keringan (sweat), butuh tetesan air mata
(tears), dan
butuh tetesan darah (blood)."
Masalah di lapangan
Berdasarkan keempat prinsip di atas, ada beberapa masalah
yang kerap
kita jumpai di lapangan. Masalah
inilah yang sering mengakibatkan usaha
kita untuk membangun sistem gagal di
tengah jalan. Masalah itu pasti
banyak dan sebagiannya kira-kira
bisa kita ambil contoh seperti berikut
ini:
1. Hanya pernyataan belaka.
Semua pemimpin dan anggota organisasi berkepentingan untuk
membangun
sistem. Tetapi kepentingan untuk
membangun ini baru diwujudkan ke dalam
apa yang saya sebut dengan
pernyataan. Misalnya saja: pernyataan mulut,
pernyataan tulisan (konsep, rencana,
pokok-pokok pikiran, dst),
penyataan keinginan (harapan,
himbauan, hasrat, kritik, dst).
Semua orang akan sepakat dengan saya
bahwa pernyataan seperti di atas
tidak bisa diandalkan untuk
membangun sistem. Benar, bahwa membangun
sistem perlu diawali dengan rumusan
yang matang tetapi sejauh apapun
rumusan itu dibuat, tetap saja harus
diakhir dengan pembuktian (action)
sebagai awal dari proses menuju
realisasi.
2. Lemah Karakter
Lemahnya karakter moral dan mental yang kita miliki, akan menjadi
masalah sendiri. Seperti yang sudah
kita bahas di muka, membangun sistem
membutuhkan kepercayaan dari orang
lain. Agar orang lain bisa trust,
dibutuhkan kredibilitas.
Kredibilitas ini tentu tidak bisa didapatkan
dari khayalan. Kredibilitas moral
didapatkan dari usaha kita untuk
memperkuat karakter moral.
Kredibilitas profesional didapatkan dari
usaha kita untuk memperkuat karakter
mental (kemauan menambah
pengetahuan, pengalaman, dan
keahlian).
Dari dua karakter inilah yang kemudian menyebar ke power,
posisi,
kepemilikan, reward, dan lain-lain.
Bahkan kalau dilihat dari praktek
hidup, keduanya tidak bisa
dipisahkan. Jika seseorang hanya ahli saja
tetapi moralnya rusak atau minus,
kepercayaan orang lain masih kurang.
Sebaliknya, jika seseorang hanya bermoral saja, soleh saja,
atau baik
saja, tetapi keahliannya minus atau
rendah, kepercayaan orang lain juga
masih kurang.
3. Me-mekanis-kan hubungan
Seperti yang sudah kita bahas di muka, membangun sistem butuh
komunikasi
dengan manusia lain dalam pengertian
yang luas. Atau bisa dipendekkan
dengan istilah menjalin hubungan.
Ketika konteksnya adalah membangun
sistem, hubungan manusia ini tidak
bisa di-mekanis-kan seperti kita
menjalin hubungan dengan mesin.
Mesin itu, apapun namanya, hanya punya
dua kendali prinsip: on dan off
(diaktifkan atau dimatikan). Artinya
tidak ada mesin yang punya inisiatif
sendiri untuk mengaktifkan dirinya
atau mematikan dirinya.
Ini akan berbeda dua ratus derajat
dengan manusia. Manusia bisa
di-on-kan oleh perintah dan bisa
di-off-kan dengan larangan tetapi juga
punya inisitif, kepentingan dan
punya keadaan spesifik yang sifatnya
"sendiri". Karena itu, tidak bisa
kita mengajak orang lain untuk
terlibat dalam usaha membangun
sistem dengan menggunakan pendekatan
seperti kita memperlakukan mesin.
Artinya, dibutuhkan berbagai macam
strategi, tehnis, cara atau metode
untuk berkomunikasi dengan orang
lain. Tidak hanya
one-off atau one on-off.
4. Salah memahami problem
What is the problem? Menurut definisi yang sudah dibakukan
oleh teori
manajemen, problem adalah
penyimpangan yang muncul (deviasi). Dalam
teori, pasti tidak ada orang yang
tidak tahu atau tidak ada orang yang
tidak bisa memehamai definisi itu.
Semua orang akan tahu dan bisa
dipahamkan tentang what is the
problem.
Tetapi akan lain ketika kita bicara
bagaimana problem itu dipahami dalam
praktek. Gagalnya proses membangun
sistem karena kurang bisa memahami
definisi problem dalam praktek.
Seperti apakah problem itu harus
dipahami dalam praktek? Problem
adalah penyimpangan dan penyimpangan
yang muncul adalah akibat dari
usaha, melakukan sesuatu atau menjalani
proses pembuktian. Begitu
penyimpangan muncul, timbullah tanda tanya.
Tanda tanya inilah yang mendorong
kita untuk menemukan solusi. Solusi
yang kita temukan berdasarkan
problem inilah yang menghasilkan perbaikan
demi perbaikan.
Belajar dari pengalaman para pengusaha yang pernah
diwawancarai oeh
Harvard Business School
sangat berguna dalam proses
pengambilan keputusan usaha atau bisnis.
Dengan mengacu pada problem ini, maka keputusan dan solusi
menjadi tepat
sasaran atau sesuai dengan kebutuhan
keadaan. Di sinilah kecerdasan kita
akan terasah berdasarkan keadaan
kita, bukan keadaan orang lain atau
organisasi lain.
Kebanyakan kita belum melakukan sesuatu secara optimal,
tiba-tiba merasa
punya problem. Itupun terkesan
"didramatisir" seolah-olah problem itu
sebesar gunung akan meletus atau
sepanjang Tembok Cina yang tak mungkin
ditembus. Berdasarkan praduga
perasaan ini, kita lantas mendatangkan
solusi dengan cara: menambah
fasilitas, menciptakan kondisi, menciptakan
lingkungan (environment-ing),
membuat peraturan yang aneh-aneh
(en-ruling), dan lain-lain.
Akhirnya, banyak fasilitas yang tidak
terpakai, banyak peraturan yang
berubah menjadi dokumen lusuh, dan
kecerdasan kita tidak terlatih
secara bertahap.
Saya yakin bahwa hukum bermain musik yang sudah dibuktikan
para musisi
besar di dunia ini juga berlaku
untuk semua hal, termasuk dalam hal
membangun sistem usaha. Hukum itu
mengatakan, the best technique is
always not in the book. Not in the
book maksudnya adalah akan ditemukan
oleh Anda dari usaha Anda dalam
melakukan sesuatu untuk mengatasi
problem atau melakukan sesuatu untuk
berkreasi (to create something).
Selama tidak ada yang kita lakukan, problem itu bukan problem
tetapi
merasa punya problem atau kita yang
ber-problem.
Semoga berguna!
Have a positive day!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar